Theo đó, để tăng cường đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống thiên tai tại các kho lưu trữ tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên địa bàn tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh đề nghị các cơ quan, đơn vị tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về phòng cháy, chữa cháy, phòng chống thiên tai, nâng cao ý thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, đặc biệt là đối với những người trực tiếp làm công việc liên quan đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Các cơ quan, tổ chức cần tăng cường triển khai các giải pháp không để xảy ra cháy, nổ tai tại các kho lưu trữ.

Đồng thời, thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị trực thuộc và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thực hiện nghiêm các quy định về phòng cháy, chữa cháy, phòng chống thiên tai, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Tổ chức kiểm tra định kỳ đối với các phương tiện, trang thiết bị phòng cháy, chữa cháy để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị; tổ chức tập huấn, thực hành phương án phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động. 

Cùng với đó, thực hiện việc rà soát, bố trí kho lưu trữ, trang bị đầy đủ các phương tiện phục vụ công tác phòng cháy, chữa cháy tại cơ quan, tổ chức, đơn vị. Thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tổ chức chỉnh lý, sắp xếp khoa học, tránh tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống. Kho lưu trữ phải đảm bảo thông thoáng, trang bị kệ, giá bảo quản tài liệu, không để tài liệu chung với các vật dụng khác, gần các thiết bị điện dễ gây cháy, nổ. Trường hợp hồ sơ, tài liệu bị hư hỏng, mất mát do cháy, nổ, thiên tai gây ra phải kịp thời báo cáo, phối hợp với Sở Nội vụ và các đơn vị có liên quan để xử lý, khắc phục thiệt hại.

XH.